PENYUSUTAN ARSIP DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MADIUN

---

• Dipublikasikan pada 21 Oktober 2024

Abstrak

Arsip merupakan suatu catatan kegiatan yang disajikan dalam berbagai bentuk media dan digunakan sebagai bahan informasi yang mempunyai nilai kegunaan bagi organisasi atau instansi dan disimpan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Mengingat arti penting arsip, maka setiap organisasi atau instansi perlu memiliki Bidang Kearsipan untuk mengelolanya. Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah penyusutan. Penyusutan arsip adalah kegiatan untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana tahap pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun. Metode yang digunakan yaitu deskriptif kualitatif dengan teknik pengambilan data yang diperoleh melalui wawancara dan dokumentasi. Data yang diperoleh dipaparkan secara sistematis, di mana peristiwa-peristiwa yang terkait dengan fokus permasalahan dideskripsikan dalam bentuk narasi pelaporan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penyusutan arsip telah meliputi tiga tahap. Tahap pertama adalah pemindahan, melalui kegiatan penyeleksian, penataan, dan pembuatan berita acara disertai daftar pertelaan arsip inaktif yang dipindahkan. Tahap kedua adalah pemusnahan, meliputi pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian, pembuatan daftar arsip usul musnah, permintaan persetujuan pemusnahan, dan pelaksanaan pemusnahan. Tahap ketiga adalah penyerahan, melalui kegiatan penyeleksian, pembuatan berita acara, dan daftar arsip yang diserahkan.

Kata kunci: arsip, penyusutan.